2025.10.19
Googleフォーム＋スクリプトで実現する情シス簡易RPA
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RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）というと、専用ツールや高額なライセンスが必要な印象を持たれがちです。
しかし、情シス業務の多くは「フォーム入力 → データ登録 → 通知 → 承認」といった繰り返し処理が中心であり、GoogleフォームとApps Scriptを組み合わせるだけでも十分に自動化できます。
この記事では、Googleフォーム＋スクリプトで情シス業務を簡易RPA化する方法と、実際の活用例を紹介します。
1. GoogleフォームでRPAを構築するメリット
Googleフォームをベースに自動化を設計する最大の利点は、「導入コストゼロ」と「ノーコード運用」にあります。
特別なシステム開発をせずとも、日常的な申請・報告・承認業務を自動化できます。
主なメリットは次のとおりです。
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無料で使える（Google Workspace環境があれば即利用可能）
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Googleスプレッドシートと自動連携できる
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Apps Scriptで柔軟に拡張できる
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承認フロー・メール通知・Slack通知などを自動化可能
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運用後のメンテナンスが容易
情シス担当者が「ちょっとした自動化」を試したいときに最適な手段です。
2. 自動化できる代表的な業務
Googleフォーム＋スクリプトの組み合わせで自動化できる情シス業務には、次のようなものがあります。
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PC・アカウントの新規発行申請 → 自動登録・通知
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退職者アカウント削除申請 → 承認後に一覧へ反映
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ソフトウェア利用申請 → 管理表更新＋メール通知
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ITトラブル報告フォーム → チケット自動作成
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機器貸出／返却管理 → 返却期限通知を自動送信
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権限変更／VPN申請などの承認ワークフロー
これらの業務はすべて「入力 → 承認 → 更新 → 通知」のサイクルで構成されており、GoogleフォームとApps Scriptで十分に自動化できます。
3. 実装の基本構成
基本的な仕組みは次のようになります。
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Googleフォームで申請内容を入力
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回答データがGoogleスプレッドシートに自動反映
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Apps Scriptがトリガーとなり、次のアクションを実行
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承認者にメール通知
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ステータスを「承認中」「完了」に変更
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SlackやChatに通知を送信
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別シートや外部システムにデータを転送
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この構成をテンプレート化すれば、社内のほとんどの申請業務に応用できます。
4. 実践例①：アカウント発行申請フロー
最も汎用的な例が、新入社員や派遣社員のアカウント発行フローです。
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Googleフォームで必要情報（氏名・所属・入社日・ツール利用希望）を入力
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スクリプトで管理者に自動メール送信
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承認後、自動的にスプレッドシートの「発行リスト」に登録
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Slackで「新規アカウント発行完了」と通知
必要に応じて、Google WorkspaceのAPIを呼び出してアカウント作成を自動化することも可能です。
シンプルながら、ヒューマンエラーを防ぎつつ確実な記録が残る運用になります。
5. 実践例②：機器貸出・返却管理
貸出機器（PC、モニター、ルーターなど）の管理にも応用できます。
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フォームから「貸出申請」「返却申請」を選択
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データがスプレッドシートに登録され、在庫数を自動更新
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返却期日が近づくと、Apps Scriptが自動でメール通知
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返却完了後は、貸出履歴がアーカイブされる
これにより、Excel台帳での管理よりも圧倒的に効率的な運用が可能になります。
6. 実践例③：ITトラブル報告と自動チケット化
トラブル報告の一元化にもGoogleフォームは有効です。
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社員がフォームで「発生日時・症状・影響範囲」を入力
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スクリプトが自動でチケット番号を生成し、担当者に通知
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ステータス変更（対応中／解決済）をスプレッドシートで管理
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完了時に自動で報告メールを送信
この仕組みを導入することで、トラブル対応の属人化を防ぎ、対応履歴の共有が容易になります。
7. 導入時のポイントと注意点
Googleフォーム＋スクリプトによる自動化を成功させるためには、次の点に注意しましょう。
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フォームの設計段階で入力項目を整理しすぎない（柔軟性を持たせる）
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スクリプトのエラー時に通知を受け取る仕組みを入れる
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トリガー設定（時間・イベント）を明確にする
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処理の実行履歴をスプレッドシートに残して監査対応
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承認者変更や部署異動に備えたメンテナンスルールを用意
また、社内で共有する際は「スクリプト権限」に注意し、実行者を限定することがセキュリティ上重要です。
8. 無料で始める“小さな自動化”のすすめ
RPAという言葉に抵抗がある企業でも、Googleツールを使った“小さな自動化”なら気軽に始められます。
「最初の一歩」は、社内の手作業で繰り返しているプロセスを1つ選び、それを自動化してみることです。
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アカウント発行申請
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端末貸出管理
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定期メンテナンス通知
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承認フロー自動メール
こうした取り組みの積み重ねが、やがて全体的な運用効率化へとつながります。
まとめ：身近なツールで“動く情シスRPA”を作る
RPAというと難しい印象がありますが、実際には「業務の流れを正しく設計し、自動化のトリガーを決める」だけで十分です。
Googleフォーム＋Apps Scriptは、無料でありながら業務改善のインパクトが非常に大きい組み合わせです。
小さな自動化を積み重ね、情シスが“仕組みで動く”環境を整えることが、次のDXの第一歩になるでしょう。
lanitechの IT MITENA では、GoogleフォームやApps Scriptを活用した簡易RPA設計、スクリプトテンプレート作成、業務フロー改善の支援を行うケースがあります。
「情シス業務を手軽に自動化したい」「無料ツールで効率化を進めたい」という場合は、ぜひお気軽にご相談ください。
